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Reisen, Junger Mann, der eine Reise unternimmt. Ob er seine Reisekosten wohl abrechnet?Reisekosten sind Aufwendungen und Auslagen, die aus beruflichem Anlass anfallen. Es geht also um die Abrechnung von Kosten, die im Rahmen einer beruflichen oder geschäftlichen Dienstreise entstanden sind. Unter dem Begriff Reisekosten werden verschiedene Kostenarten subsummiert, die alle in einer abschließenden Reisekostenabrechnung zusammengefasst werden. Die vorübergehende Abwesenheit vom regelmäßigen Arbeitsplatz wird als Reise bezeichnet.
Je nachdem, ob der Reisende selbständig oder unselbständig als Angestellter beziehungsweise Arbeiter tätig ist, handelt es sich von der Definition her um eine betriebsbedingte Reise, oder um eine Dienstreise. Das hat auch Auswirkungen auf den Reisekostenersatz, der mit einer Reisekostenabrechnung geltend gemacht wird.

Der Selbständige bezahlt die Reisekosten buchstäblich aus der Firmenkasse respektive vom Firmenkonto. Zu jeder Buchung gehört ein Beleg, und diese entstandenen Reisekosten werden bei der jährlichen Steuererklärung als betriebsbedingte Ausgaben, als so genannte Betriebsausgaben berücksichtigt. Von dem zu versteuernden Einkommen werden sie abgezogen, so dass sich diese Einkommenssumme dementsprechend reduziert. Das gilt dann auch für die anschließend zu ermittelnde Einkommensteuer. Die wird von einem rechnerisch niedrigeren Einkommen berechnet und fällt dementsprechend geringer aus. Der unselbständig Tätige hingegen ist für seinen Arbeitgeber unterwegs. Der beauftragt ihn mit der Dienstreise und erstattet anschließend die dadurch entstehenden und tatsächlich nachgewiesenen Kosten. Der Arbeitnehmer reicht eine Reisekostenabrechnung ein, die vom Arbeitgeber bezahlt wird. Dabei muss beachtet werden, dass die einzelnen Kostenarten der Reisekostenabrechnung den jeweils steuerlich zulässigen Höchstbetrag nicht überschreiten. Sollte das doch der Fall sein, dann muss der Arbeitnehmer als Zahlungsempfänger den Überhang in seiner Jahressteuererklärung als steuerpflichtiges Einkommen angeben.

Reisekostenabrechnung, Unterlagen / ReisekostenDie gängigsten Reisekostenarten sind diejenigen für die Fahrt, für die Unterkunft, für den Verpflegungsmehraufwand, umgangssprachlich als Tagegeld geläufig, sowie die Reisenebenkosten. Während der Selbständige in der Wahl des Verkehrsmittels frei ist, macht der Arbeitgeber in der Regel Vorgaben dazu, beispielsweise zur Benutzung der zweiten Klasse bei einer Fahrt mit der Deutschen Bahn AG. Oft werden Fahten im privaten PKW mit der sog. Kilometerpauschale abgerechnet. Im Einzelfall gibt es aber auch abweichende Regelungen, z.B. dass der Arbeitnehmer mit seinem privaten Pkw fährt, als Fahrtkostenersatz allerdings den meistens geringeren Fahrtpreis mit der Deutschen Bahn AG ersetzt bekommt. Diese Absprache sollte aus Versicherungsgründen sowohl in der Dienstreisegenehmigung als auch in der Reisekostenabrechnung nachvollziehbar dokumentiert werden. Als Übernachtungskosten gelten die tatsächlichen Hotelkosten für die reine Übernachtung; also ohne Frühstück oder sonstige Hotelnebenkosten. Der Verpflegungskostenmehraufwand (hier finden Sie die aktuellste Tabelle für 2014, hier haben wir eine Liste mit den Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand 2013 für Sie zusammengefasst, die Daten für 2012 finden Sie hier.), bzw. Tagegeld wird pauschaliert berechnet und richtet sich mehrstufig nach der Stundenzahl einer Dienstreise. Hier haben Selbständige die Möglichkeit, die tatsächlichen Verpflegungskosten als Betriebsausgabe abzurechnen, sofern sie von der Art und Höhe her als vertretbar gelten. Zu den Reisenebenkosen zählen Zu- und Abgangskosten mit Bus, U-Bahn, Straßenbahn oder Taxi, Parkplatzgebühren oder auch Kommunikationskosten.

Alle Sachkosten anlässlich einer Reise können als Reisekosten gewertet und bei entsprechendem Belegnachweis geltend gemacht werden. Entweder als Betriebsausgabe, oder als Erstattungsanspruch per Reisekostenabrechnung. Aber: Die Kosten für regelmäßige Fahrten zur Arbeit (zur ersten Tätigkeitsstätte) werden über die sog. Pendlerpauschale bzw. über die Entfernungspauschale abgrechnet und zählen nicht zu den Reisekosten.