Fahrtkosten

Fahrtkosten, Reisekostenabrechnung

Fahrtkosten Eisenbahn und öffentliche VerkehrsmittelHinweis zu den Fahrtkosten 2014: Durch die Überarbeitungen im Reisekostenrecht (siehe auch Reisekostenreform 2014) wurden auch die Richtlinien für die Kilometerpauschale bei den Fahrtkosten angepasst. Ab 01.01.2014 sind Fahrtkosten-Pauschalen nur noch für PKW und motorbetriebene Fahrzeuge vorgesehen. Das heißt: Die Pauschale für Fahrten mit dem Fahrrad (das waren bisher 0,05 Euro pro zurückgelegtem Kilometer) und die Mitfahrer-Pauschalen (bei Mitfahrten im PKW bisher 0,02 Euro / Kilometer) entfallen und dürfen ab 2014 nicht mehr genutzt werden. Hier sind die neuen Pauschalen bei den Fahrtkosten 2014 im Überblick:

Für 2018 gelten somit nur noch die folgenden Pauschbeträge:
KFZ: 0,30 Euro / Kilometer
Motorrad, Motorroller, Moped und Mofa: 0,20 Euro / Kilometer

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Der Begriff „Fahrtkosten“ umfasst (im Rahmen der Reisekostenabrechnung) die Kosten für die Hin- und Rückfahrt zum gewünschten Ziel, die Kosten für die Fahrten am Reiseziel sowie die Kosten für Pendlerfahrten bei länger andauernden Geschäftsreisen. Fahrtkosten die bei beruflich- oder betrieblich bedingten Reisen anfallen können im Rahmen der Reisekostenabrechnung erfasst werden. Für Selbstständige, also Gewerbetreibende und Freiberufler, gelten Fahrtkosten als Betriebsausgaben, für alle anderen sind es Werbungskosten.

Die Wahl des Verkehrsmittels, mit dem der Reisende die Geschäfts- oder Dienstreise antreten möchte, steht ihm vollkommen frei. Wenn sich der Reisende für einen Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Flugzeug entscheidet, dann sind die Fahrtkosten nach dem Nachweis der genauen Höhe der Kosten abzugsfähig.

Wenn dem Reisenden ein Geschäftswagen für die Dienstreise zur Verfügung steht, dann sind die Kosten dafür bereits in Betriebsausgaben des Arbeitgebers enthalten.
Wenn der Reisende allerdings mit seinem eigenen Auto auf Geschäftsreise geht, dann hat er verschiedene Optionen zur Abrechnung.

Fahrtkosten, Auto und MietwagenDie erste Option ist die, die Fahrtkosten über einen Einzelnachweis abrechnen zu lassen. Dazu müssen die Gesamtkosten des Fahrzeuges, die Jahresfahrleistung sowie die beruflich gefahrenen Kilometer im Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Die tatsächlichen Aufwendungen für die Geschäftsreise können auch durch das Aufzeichnen und sämtlicher Kosten wie Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung, Abschreibung, Betriebskosten Reparaturen und Pflegedienste nachgewiesen werden, sofern dazu eine Quittung vorliegt.

Bei der zweiten Option werden die Fahrtkosten anhand des fahrzeugindividuellen Kilometersatzes abgerechnet. Dazu müssen die auf der Geschäftsreise zurückgelegten Fahrkilometer in beispielsweise einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung festgehalten werden.

Bei der dritten Option werden die Fahrtkosten über eine Kilometerpauschale abgerechnet. Die Kosten für eine Fahrt mit dem Auto sind hierbei geringfügig höher als die bei einer Reise mit dem Motor- oder Fahrrad.

Fahrtkosten: Pauschalen für 2013

In Deutschland beträgt die Kilometerpauschale 2013 0,30 € für ein Kraftfahrzeug, bei Motorrädern und Motorrollern 0,13 € und bei Fahrrädern 0,05 € pro gefahrenem Kilometer. Falls man eine weitere Person auf die Dienstreise mitnimmt, erhöht such die Kilometerpauschale für ein Auto um 0,02 € und für die Mitnahme auf einem Motorrad oder -roller um 0,01 €.

In Österreich beträgt die Kilometerpauschale für ein Kraftfahrzeug seit dem 1. Juli 2008 0,42 €. Bei weiteren Mitreisenden erhöht sich die Kilometerpauschale hier um 0,05 € für Mitfahrer in einem Auto, für die auf einem Motorrad oder -roller, der größer als 250 cm³ ist um 0,24 €. Für Fahrräder gibt es hier keine Regelung.

Für die Abrechnung von Fahrtkosten von Selbstständigen und Arbeitnehmern gibt es einige Unterschiede. Zunächst die Gemeinsamkeiten: Fahrtkosten sind für beide Parteien Kosten für die Reise mit dem eigenen oder einem geliehenen PKW, oder für die Reise mit einem öffentlichen Verkehrsmittel. Als Arbeitnehmer bekommt man die Fahrtkosten vom Betrieb erstattet, und zwar steuerfrei und ohne Sozialversicherungsabgaben. Der Arbeitnehmer muss hierzu eine Kilometerabrechnung einreichen, die dann von der Lohnbuchhaltung bearbeitet wird. Als Selbstständiger gibt man seine Fahrtkosten in der Bilanz als Betriebsausgaben an. Die Ersparnis hängt dann vom persönlichen Steuersatz ab. Geschäftsführer einer GmbH gelten allerdings steuerlich als Arbeitnehmer, nicht als Unternehmer.

Die Abrechnung über ein Fahrtenbuch eignet sich in fast allen Fällen, in denen das Auto zu 65 % als Betriebswagen genutzt wird, und damit zum Betriebsvermögen gehört. Doch das Fahrtenbuch muss ordentlich geführt sein, das heißt es darf keine Lücken aufweisen und zeitnah geführt worden sein, alle Fahrten -auch private- müssen detailliert vermerkt sein und es darf keine Änderungen enthalten. Falls doch, so war die ganze Arbeit umsonst, und die Fahrten werden über die Pauschal-Methode abgerechnet.

Wenn das Auto nur zwischen zehn und fünfzig Prozent beruflich genutzt wird, so gehört es nicht zum Betriebsvermögen und die Fahrtkosten werden Pauschal abgerechnet. Diese Methode ist wahrscheinlich die einfachere, da hier weniger Aufzeichnungspflichten für den Steuerzahler anfallen, da die private Nutzung hier nicht versteuert werden muss und der Erlös vom Verkauf des Wagens nicht steuerlich erfasst wird.

Fahrtkosten, ReisekostenabrechnungMit der Entfernungspauschale, auch im Volksmund als „Pendlerpauschale“ bekannt, rechnet der Arbeitnehmer die einfachen Kosten ab, die ihm auf der Strecke zur Arbeit entstehen. Durch die Pendlerpauschale wird das zu versteuernde Einkommen gemindert. Die Pendlerpauschale kann sowohl von Arbeitnehmern als auch von Selbstständigen in Anspruch genommen werden, ganz unabhängig davon, wie sie zur Arbeit kommen (öffentliche Verkehrsmittel, zu Fuß, mit dem Auto,…). Die Pendlerpauschale kann nur für die kürzeste Strecke zur Arbeit in Anspruch genommen werden. Falls der Pendler allerdings beispielsweise aufgrund eines Staus einen Umweg gefahren ist, so muss er das formlos als Notiz in der Steuererklärung angeben.

Mit der Fahrkostenpauschale werden andere Kosten, die auf beruflichen Fahrten entstanden sind, abgerechnet. Beispielsweise Dienstreisen oder Besuche bei Kunden werden über die Fahrtkostenpauschale vom Staat vergütet. Auch bei dieser Pauschale wird nur die kürzeste Strecke anerkannt, längere Strecken nur wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger sind und regelmäßig genutzt werden. Auch die Fahrtkostenpauschale wird über die Steuererklärung verrechnet.

37 Antworten auf „Fahrtkosten“

  1. Wie sieht es aus wenn ich bei einer Dienstfahrt mit dem Privat PKW einen Firmen eigenen Anhänger mitführe bekomme ich dann einen zuschlag zu den sonst üblichen 0,30 Euro?

    Gruß Tobias

    1. Hallo Tobias, soweit ich weiß gibts keine Zuschläge zur Pauschale, zumal der Hänger ja auch dem AG gehört.

  2. Ich frage mich gerade: wenn die Fahrtkostenpauschale für Fahrräder 2014 wegfällt, heißt das, dass sie auch in der Steuererklärung für 2013 nicht berücksichtigt werden darf, weil diese ja 2014 gemacht wird? Oder heißt das, dass ab dem nächsten Jahr die Fahrten aus dem Jahr 2014 nicht mehr für Fahrräder abgerechnet werden? Würde mich über eine Klarstellung freuen.
    Schöne Grüße, Diana

    1. Hallo Diana, die Änderungen gelten für Reisen ab 01. Januar 2014. Für die Steuererklärung 2013 rechnest du ja alle Fahrten im Jahr 2013 ab … Wichtig ist, dass wir hier aber über Dienstreisen sprechen und nicht über Wege zur Arbeit!

  3. Hallo Jan, vielen Dank für die schnelle Antwort! Ja, es geht hier um Fahrtkosten im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit (Kundentermine etc.).

  4. Hallo, wissen Sie zufällig, ob ich Fahrtkosten geltend machen kann, auch wenn ich den pauschale Betriebsausgabenabzug wähle?
    Danke!

    1. Hallo Nicole, ich interpretiere das mal so, als ob es hier um die Kilometerpauschale geht?! Wenn Sie diese nutzen, dann sind damit die Kosten für z.B. Benzin oder Instandhaltung des KFZ abgegolten. Sehr wohl können aber Nebenkosten (z.B. Parktickets) entsprechend mit abgerechnet werden.

  5. Frage:
    darf der Arbeitgeber bei der Fahrtkostenerstattung auch nur mit 0,20€ leisten oder muß er allen Mitarbeitern gleich viel- also 0,30€ zugestehen. Da ich nur 0,20€ bekomme kann ich den Rest über Steuererklärung holen oder sollte ich einen Widerspruch einlegen

    MfG Andrea

    1. Hallo Andrea, meine Meinung dazu: Ja – der Arbeitgeber kann auch nur teilweise erstatten. Der Rest dann entsprechend über die Steuererklärung ….

  6. Kann ich die Fahrtkosten auch abrechnen, wenn ich nach dem beruflichen Termin nicht nach Hause sondern zu einer Freundin gefahren bin, die in einer anderen Stadt wohnt?

  7. Hallo,
    Ich bin für eine Regalservice Firma in Grossmärkte mit dem eigenen PKW unterwegs.
    Nun meine Frage, eine km Pauschale von 0,18 Cent bezahlt die Firma, aber wie ist es mit meiner Fahrzeit von A nach B. Diese Zeit will die Firma nicht bezahlen. Habe ich ein Recht darauf daß mir diese Fahrzeit ( 20-60 Minuten je nach Markt und auch mehr ) als Arbeitszeit bezahlt werden muss.

    Muss noch anmerken dass seit Februar das eine andere Firma übernommen hat, wobei die alte eine km Pauschale von 23 Cent und die Fahrzeit auch bezahlt hat.

    Über eine positive Nachricht wäre ich sehr dankbar.

    1. Hallo Georg, die Kilometerpauschale bei Auswärtstätigkeiten beträgt ja 30 ct. vielleicht lässt sich da was über die Steuererklärung zurückholen?! Zum Rest ists sicher schwer was zu sagen -> Das ist mehr eine arbeitsrechtliche Frage, die eigentlich mit Hilfe des Arbeitsvertrages geklärt werden müsste ….

  8. Hallo,kann mir einer helfen.

    Habe einen 450 Euro- Job als Objektleiter in einer Reinigungsfirma.
    Fahre mit meinem Privatem Pkw die Objekte der Firma ab.
    Ich muss jeden Monat 2 Kilometernachweise führen und auch unterschreiben. Einmal die gesammten Kilometer und dann die Hälfte der Kilometer.Bekomme dann 15 Cent pro gefahrenem Kilometer.
    Ist das so richtig ????

    Würde mich über eine Antwort freuen

    Lg. Frank

    1. Hallo Frank. Die Fahrtkostenpauschale ist in echt ja höher. Vielleicht lässt sich die Differenz über die Steuererklärung zurück holen?

  9. Ich habe folgende Frage:

    Fakten:
    – Freiberufler
    – Rahmenvertrag mit 60% Zeitauslastung
    – 3 x pro Woche Fahrt (100 km einfache Strecke)
    immer zur selben Firma, mit der der
    Rahmenvertrag besteht

    Wie ist das mit den Fahrtkosten? Werden die wie Dienstreise abgerechnet oder über Pendlerpauschale?

    Wie geht das steuerlich?

    Kann jemand dazu eine Aussage machen?

  10. Zu Arbeit unseres Hausmeisters gehört es, daß er seinen Privat-PKW zur Ausübung seiner Tätigkeit nutzt und oft mit dem Firmeneigenen PKW Maschinen, Geräte, Podeste, Gras-u-Baumschnitt usw. transportiert (wie bei Anfrage Tobias). Der Benzinverbrauch und die PKW-Belastung ist wesentlich höher als nur bei Personentransport und dafür muß es doch eine Zusatzpauschale pro km geben, genauso wie bei Mitnahme von Personen. Ich weiss, daß es früher eine solche Regelung mal gab.
    Gruß Wolfgang

    1. Hallo Wolfgang,

      ich habe tatsächlich noch nie einen anderen Satz (für besonders schwere Transporte oder für Fahrzeuge über 3,5 Tonnen, z.B. Transporter oder Kleinlaster) gefunden. Ich gehe also davon aus, dass es soetwas nicht gibt. Was man stattdessen vielleicht tun könnte ist, die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Die Pauschale ist ja nur eine Vereinfachung. Alternativ kann man ja auch die richtigen Kosten (z.B. über Fahrtenbuch) nachweisen ….. Auch dazu haben wir hier auf reisekostenabrechnung.com ja einige Artikel – siehe zum Beispiel hier!

      VG,
      Jan

  11. Hallo,
    kann ich auch bei meinem Arbeitgeber die 30 Cent pro Kilometer abzurechnen, wenn ich den Mietwagen privat gemietet habe (RE Adresse auf mich privat)?

    Vielen Dank im Voraus & LG

    Sven

  12. Hallo,
    Ich habe folgende Frage:
    Wegen einer eintägigen Dienstreise von München nach Düsseldorf muss ich zuerst morgen von zu Hause nach Flughafen fahren und am Abend zurück. Für die Strecke hin & zurück habe ich zweimal Einzelkarten gekauft für jeweils 10,4€.
    Wurde mir nachher aber nur ein Tagesticket für 12,4€ erstattet, da ich in dem Fall ein Tagesticket kaufen müsste, weil das Ticket günstiger ist.
    Ist das wirklich so?
    Danke & Viele Grüße, Joy

    1. Hallo Joy, es gibt kein Gesetz was vorschreibt „du musst stets das günstigste Ticket wählen“. In diesem Fall ist das tatsächlich Arbeitgeberabhängig. Sprich: Wenn der Arbeitgeber das immer so handhabt und es so in seiner Reisekostenrichtlinie niederschreibt, dann musst du wohl damit leben …. Dem Arbeitgeber sind hier recht viele Freiheiten gelassen, ein guter Arbeitgeber würde aber sicher sagen „okay, diesmal rechnen wir das noch so ab, fürs nächste Mal weißt du aber bescheid“…

  13. Hallo zusamen!
    Ich möchte für Dienstreisen einen privaten PKW einsetzen, den ich in einer Lotterie gewonnen habe. Kann ich den Wertverlust als AfA ansetzen? Oder geht das nur, wenn man für den PKW Geld bezahlt hat?
    Danke für Hinweise!

  14. Ich nutze meinen privaten PKW für Fahrten bei der Arbeit und bekomme dafür 0,30 cent pro km vom Arbeitgeber ersetzt , kann ich das trotzdem bei der Steuererklärung absetzen ?
    Gruß, Sabine

  15. ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet die Dienstreisen mit privatem PKW abzustempeln. Ohne diese Bestätigung kann ich diese nicht steuerlich geltent machen

    1. Hallo, kann natürlich sein, dass das Finanzamt hier etwas verlangt. Bei mir und meinen Kollegen gings auch schon ohne … Kommt vielleicht aufs Finanzamt und den Sachbearbeiter an.

  16. folgende situation: Freiberufler der teilweise nur einmalig, teilweise auch mehrere Wochen für Arbeitgeber/Betriebe arbeitet, die meistens über 100 km entfernt sind. (gibt es bei Fahrten zur gleichen Betriebsstätte für Wochen dann eine automatische Betrachtung als erste Betriebsstätte und daher dann nur einfache fahrt absetzbar?
    können fahrten nur als hin Strecke abgesetzt werden oder hin und zurück und in welchem teil/unterpunkt der Steuererklärung muss das angegeben werden, da es ja hier mehrere stellen gibt? ist hier demnach nicht die Pendlerpauschale der richtige begriff sondern die fahrtkostenpauschale?
    habe nichts leider bislang dazu finden können, steuerberater geben widersprüchliche Informationen.
    vielen dank!

  17. Gelten die strengen Anforderungen an ein Fahrtenbuch (Nichtanerkennung einer Excelliste) auch, wenn „nur“ die gefahrenen KM à 0,30 €/KM als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Also alle Kfz.-Kosten nicht aufgeführt bzw. in Rechnung gestellt werden.
    Oder genügt in diesem Fall eine Liste mit Grund der Fahrt, Länge der Strecke, Datum etc.?
    Besten Dank.

  18. Hallo zusammen,

    Ich habe mal eine Frage zu den Fahrtkosten.

    Wenn mich mein Arbeitgeber am nächsten Tag von zu Hause aus zu einem Kunden schickt (Reise mit dem privaten PKW) ab welchem Standort kann ich die Kilometer bemessen?

    Von zu Hause = tatsächlich gefahrene Strecke
    oder aber vom Büro aus?

    Das Büro liegt nicht auf der Strecke zum Kunden.

  19. Ist die Durchführung einer Dienstreise mit einem privaten Flugzeug(Ultraleichtflugzeug)möglich ? Wie wird es über die Reisekosten abgerechnet ?
    Wie ist der Mitarbeiter/Flugzeug abgesichert ?

  20. Hallo,

    bzgl. Fahrtkostenabrechnung gegenüber dem Arbeitgeber bei einer Dienstreise: wie verhält es sich, wenn mich meine Frau mit unserem privaten PKW zum Flughafen/Bahnhof bringt und sie anschließend wieder nach Hause fährt. Kann sowohl die Hin- als auch Rückfahrt abgerechnet werden (Einverständnis des Arbeitgebers vorausgesetzt)? Viele Grüße Jo

  21. Hallo,

    ich habe mal eine wichtige, grundlegende Frage:

    Ich bin selbstständig und arbeite innerhalb meines Wohnortes (Berlin) in unterschiedlichen Elektronikmärkten. Wie reiche ich das offiziell ein?
    Mit 0,30 €/km (einfache Fahrt, oder Hin – und Rück?)
    Oder mit der Verpflegungs-Pauschale?
    Oder ganz anders?
    Vielen Dank !!!

  22. Auch nach langem Stöbern im Netzt finde ich meine Herausforderung nicht beantwortet. Ich möchte mir privat eine Bahncard 100 zulegen und diese auch beruflich für Dienstfahrten nutzen (ca. 60-70 Fahrten/Jahr). Jetzt entsteht ja je Fahrt kein Ticket. Spricht rein rechtlich etwas dagegen, dass ich die Fahrten so abrechne, als wenn ich mit dem eigenen PKW gefahren wäre, also mir mit der Spesenabrechnung 0,30€/km gefahrene Strecke vom AG steuer- und sozialabgabenfrei erstatten lasse? Mir scheint hier gibt es steuerrechtlich eine Grauzone, da dieser Fall weder in einem Gesetzt, noch in einem Urteil behandelt wird.

    1. Hallo Robert, tatsächlich geht’s mir so ähnlich: Ich hatte auch den Gedanken „dann nimm doch die Kilometerpauschale“ als erstes. Wirklich einen Nachweis dafür, dass man das so machen kann, habe ich aber auch nicht finden können. Sprich doch mal mit deinem Chef: Wenn’s für den okay ist, dann kann der sicher auch nochmal ein Nicken von der Buchhaltung/Reisekostenstelle oder dem Steuerberater einholen und du hast die Sicherheit, dass es so passt. Viele Grüße und einen guten Start ins neue Jahr für dich!

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