Grundsätzliche Tipps und Hinweise zu den einzelnen Reisekosten

Bei der Abrechnung der Reisekosten wird einmal das Unternehmen selber gefordert. Ein kompetenter Mitarbeiter muss die Belege sammeln und eine korrekte Reisekostenabrechnung erstellen. Anschließend wird auch das Finanzamt diese Unterlagen genau prüfen. Bei dem Erstellen und Zusammentragen der einzelnen Belege sind bereits die Angestellten gefordert. Das Thema Reisekosten beschäftigt somit die gesamte Firma. Umso wichtiger, dass einige Tipps und Hinweise zu den einzelnen Posten bekannt sind.

Wissenswertes zum Thema Reisekosten

Nachfolgend werden einzelne Bereiche der Reisekosten herausgepickt und mit Ratschlägen versehen, die nicht jedem Unternehmer bekannt sind.

Verpflegung: Bei der Abrechnung dürfen nicht die tatsächlichen Beträge, sondern nur Pauschalen veranschlagt werden. Beim An- und Abreisetag dürfen diese jeweils 12 Euro betragen. Fällt der Tag der An- und Abreise jedoch aufeinander, ist ein Maximalbetrag in Höhe von 12 Euro zu veranschlagen.

Übernachtung: Ohne Beleg kann ein Pauschalbetrag in Höhe von 20 Euro angegeben werden, sofern das Unternehmen diese dem Mitarbeiter erstattet.

Reisenebenkosten: Werden Service-Pauschalen ausgewiesen, so muss das Frühstück dort hinausgerechnet werden. Mit dieser Ausnahme können die Service-Pauschalen als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Sollten hier jedoch private Leistungen, wie Massagen, Bezahlfernsehen oder die Mini-Bar enthalten sein, so müssen diese auch subtrahiert werden.

Verpflegungspauschale: Kann die Pauschale zur Verpflegung anhand der Belege nicht festgestellt werden, so wird der Gesamtbetrag gekürzt. Beim Frühstück liegt diese Kürzung bei 20 Prozent, beim Mittags- und Abendessen sind es 40 Prozent. Die Kürzung ist immer auf den Tag bezogen und nicht auf die gesamte Reise.

Vorsteuerabzug: Kleine Beträge bis 150 Euro bei Übernachtung und Verpflegung können auch ohne Angabe des Leistungsempfängers erfolgen. Werden jedoch Angaben vorgenommen, so ist es die Verpflichtung diese vollständig und richtig einzureichen.

Auslandsreisen: Gerade bei Auslandsreisen sind sämtliche Unterlagen aufzubewahren. Hier prüft das Finanzamt mit der größtmöglichen Sorgfalt, ob eine Betriebsreise stattgefunden hat. Gemischte Reisen werden in einen privaten und beruflichen Part aufgeteilt. Dies gilt auch für das Sammeln der Belege.